L’analisi Documentale e l’assistente virtuale
Molto spesso non ci rendiamo conto del valore rappresentato in azienda dalla mole di documenti tecnici e commerciali che si sono accumulati nel tempo e come sarebbe utile recuperare le informazioni in questi contenute per non replicare attività già effettuate.
Non solo i documenti che restano archiviati in modo cartaceo ma anche quelli digitalizzati o inseriti già in modo digitale vengono dimenticati o resta molto complesso l’utilizzo delle informazioni in essi contenute.
Nell’era digitale i benefici che si possono ottenere passando ad un sistema di gestione elettronica dei documenti vengono spesso solo valutati da un punto di vista del risparmio di spazio e di accesso rapido al documento ma il problema è: come identificare in modo semplice e veloce il documento che si vuole recuperare se non basandosi su una “chiave” preventivamente associata al documento?
O meglio, come identificare i documenti sulla base di contenuti tramite un processo logico, non semplicemente cercando una stringa in essi contenuta?
L’introduzione di assistenti virtuali può amplificare ancor più i risultati che si possono ottenere.
L’importanza della gestione documentale elettronica
La Digital Transformation nella gestione documentale non consiste solo nella conversione del documento cartaceo in documento informatico: le imprese più all’avanguardia hanno evoluto i loro sistemi di creazione e archiviazione documentale in veri e propri flussi di lavoro digitalizzati.
Non vogliamo qui soffermarci sugli aspetti della gestione documentale, considerandola ormai una metodologia consolidata anche se di fatto non ancora così diffusa nelle aziende.
Partiamo dal presupposto che in Azienda si possa identificare un insieme di documenti che siano già stati digitalizzati dalla loro forma cartacea oppure che risultino già in un Data Base aziendale di documenti digitali.
Una criticità rimane: come si possono associare e collegare i documenti in basi ai dati che contengono in maniera totalmente automatica? E quale può essere la soluzione più efficace ed immediata?
In questo senso quindi è il completamento del processo che inizia con l’archiviazione documentale: se infatti quest’ultima consiste nel creare uno spazio digitale nel quale immagazzinare, correttamente indicizzate, le versioni digitalizzate dei documenti più diversi, la gestione documentale va molto oltre.
L’archivio infatti – attraverso software gestionali- diventa così intelligente, ossia capace di comprendere quali documenti siano fra loro collegati, facilitando enormemente il lavoro degli operatori. Immaginate adesso se a farlo fosse un’assistente virtuale.
La ricerca documentale elettronica attraverso un Virtual Assistant: è possibile.
Un Virtual Assistant può rappresentare un sistema tecnologico di assistenza e supporto dell’utente per la ricerca e la gestione documentale, sostituendo l’interfaccia grafica e introducendo una modalità di interazione più umana e quindi, in molti casi, di più semplice fruizione.
Il Virtual Assistant sfrutta algoritmi di intelligenza artificiale per rispondere a domande e richieste effettuate dall’utente, come se fosse un operatore umano e viene dunque programmato per saper svolgere determinate funzioni o rispondere a determinate domande.
Inoltre Il Virtual Assistant è una via privilegiata per un accesso smart a delle informazioni anche non strutturate.
Si pensi ad esempio ad un chatbot che ha perfetta conoscenza dei regolamenti aziendali e al quale si può chiedere informazioni riguardo alle regole di comportamento: piuttosto che sfogliare e leggere tutta la documentazione, l’assistente virtuale indirizza l’utente alla sezione di testo di interesse.
La funzione Discovery permette di accedere ad un contenuto non strutturato, come siti web, documenti di testo o manualistica e di memorizzare il contenuto.
Quando l’utente chiederà determinate informazioni, l’assistente sarà in grado di ricercare nella propria memoria i contenuti più significativi organizzando e presentando quelli che sono maggiormente in linea con la ricerca effettuata.
Inoltre attraverso un’interfaccia conversazionale è possibile rilevare molte più informazioni che attraverso un’interfaccia grafica, come sentiment analysis, tone analysis, parole chiave, moduli linguistici e tutto ciò che riguarda il linguaggio naturale.
Sata Consulting ha introdotto nel proprio ecosistema software gli assistenti Virtuali per l’analisi documentale realizzati in collaborazione con Kinoa Innovation Studio.
Questo progetto si inserisce all’interno della Digital Transformation Journey, proposta da Sata Consulting con soluzioni che permettono alle PMI di valorizzare l’enorme patrimonio di dati tecnici e commerciali a loro disposizione in maniera studiata ed ordinata, grazie anche ad un “semplice” comando vocale.
