Il Virtual Assistant può sembrare un concetto piuttosto lontano dalla nostra quotidianità, sia nell’ambito privato che lavorativo, ma al contrario sapete chi sono i più famosi virtual intelligent assistants?
Amazon Alexa, Siri di Apple e Google Home, nomi a noi familiari.
E come possiamo applicare un assistente virtuale all’interno delle aziende? Quali benefici posso apportare anche alle medie e piccole imprese?
Che cosa è un virtual assistant
Il Virtual Assistant è un sistema tecnologico di assistenza e supporto dell’utente che con una modalità di interazione più umana, velocizza la reattività in determinate richieste ed è quindi in grado di rispondere fornendo informazioni o svolgere attività predefinite per conto dell’utente.
Un Virtual Assistant normalmente si presenta come un chatbot, oppure come un’applicazione a comando vocale, e consente alle aziende di risolvere facilmente molti tipi di query e problemi dei clienti e di offrire comodità e servizi aggiuntivi.
Si tratta di un software che sfrutta l’intelligenza artificiale per interagire con l’utente dialogando direttamente con il programma tramite un CUI (conversational interface). Si sfrutta quindi un’interfaccia che permette di cambiare la modalità di interazione con la tecnologia rendendola più vicina alle necessità delle persone: è un modo per interagire con la tecnologia, “nascondendo” la tecnologia e rimettendo quindi al centro la persona.
Funzionalità principali
Il Virtual Assistant, sfrutta algoritmi di intelligenza artificiale per rispondere a domande e richieste effettuate dall’utente, come se fosse un operatore e viene dunque programmato per saper svolgere determinate funzioni o rispondere a determinate domande.
L’intelligenza artificiale viene allenata ad offrire risposte pertinenti alle interrogazioni dell’utente, attingendo alle basi di dati disponibili in azienda: documentazione, dati presenti all’interno di software Erp e Crm, etc….
Ogni tipo di azione diventa quindi “smart” poiché non vi è il bisogno di capire le modalità di funzionamento di un sistema tecnologico: basta chiedere.
Ogni tipo di richiesta rappresenta una “smart information” in quanto viene fornita una risposta dettagliata, accedendo ad una fonte dati come un database strutturato.
L’assistente sarà quindi in grado di ricercare nella propria memoria i contenuti più significativi in merito alla richiesta effettuata, fornendo come risposta un estratto della stessa.
Il Virtual Assistant nelle PMI
Sempre più PMI si affidano oggigiorno al Virtual Assistant in quanto integra i requisiti organizzativi e gestionali necessari per essere competitivi.
Sata Consulting Srl , che si occupa di costruire intorno ai bisogni delle imprese piattaforme software integrate anche con sistemi ERP come SAP Business One, introduce la tecnologia dell’assistente virtuale sia per il supporto interno alla ricerca e sviluppo sia per il supporto ai clienti.
Il Virtual Assistant per la forza vendita
L’introduzione di un Virtual Assistant rivoluziona il modo in cui il team commerciale può reperire ed utilizzare le informazioni contenute in un software CRM.
Un CRM innovativo come FORCEMANAGER, che Sata Consulting integra all’interno dei propri progetti, è dotato di intelligenza artificiale con interfaccia vocale, e fornisce al team commerciale informazioni precise e contestualizzate, mostrando ad esempio le opportunità, le aziende ed i percorsi ottimali tra le visite, o analizzando in tempo reale la storico dei rapporti con un cliente per permettere alla persona, finalmente al centro del processo, di prendere decisioni tempestive ed accurate
https://www.youtube.com/watch?v=dgtJE6U24zA
Il Virtual Assistant nella gestione documentale
Un altro campo in cui il Virtual Assistant può fare la differenza nella vita dell’impresa è l’interrogazione e la correlazione logica del ricco patrimonio di documenti presenti in ogni azienda (vecchi preventivi, documenti di progetto, conversazioni con i clienti, etc…).
Questo patrimonio spesso non viene sfruttato perché la ricerca di informazioni nella mole di documenti risulta troppo complessa ed eccessivamente onerosa. Il risultato è la possibilità concreta di perdere opportunità o addirittura di vedere diluito il proprio know how aziendale.
Il Virtual Assistant per il rapporto con i clienti
Un’assistente virtuale per l’engagement dei clienti ha la funzione di accogliere le persone che si collegano al sito web dell’azienda e fornire alcune indicazioni generali sulle attività svolte, oltre a contatti o collegamenti utili nelle pagine del sito.
Grazie all’intelligenza artificiale applicata all’ambito conversazionale e alla comprensione del linguaggio naturale, l’assistente virtuale è in grado di trovare le informazioni e le risposte più adeguate di cui l’utente ha bisogno, in tempo reale.
L’utente può chiedere ciò di cui ha bisogno ottenendo dal chatbot l’informazione di interesse, in maniera semplice e immediata, semplificando la fruibilità del servizio come anche il ruolo di chi risponde a telefono o alle email. Il chatbot semplifica il processo di richiesta di informazioni generiche sull’azienda, creando al contempo interazione e engagement con l’utente.
Quando un utente effettua una richiesta di contatto, saranno raccolti dal chatbot dati funzionali per ricontattare l’interessato.
Attraverso un sistema di allenamento NLU sarà possibile migliorare nel tempo la comprensione delle informazioni offerte e infine potranno essere monitorati i dati delle richieste effettuate all’assistente virtuale nell’arco di 30gg.
In definitiva, l’assistente virtuale proposto, una volta installato sul sito web della vostra azienda , permetterà di creare delle interazioni con l’utente che si collega al sito e di offrire delle informazioni intelligenti (Informazioni smart) come i contatti, i servizi offerti e altre informazioni di base.
Gli utenti potranno inoltre lasciare i loro dati per essere ricontattati dai vostri responsabili commerciali.
L’Assistente Virtuale può anche essere uno strumento di Marketing, per fissare appuntamenti, fornire comunicazioni e informazioni, raccogliere adesioni per eventi gestendo calendari delle presenze e dando informazioni varie integrato con un CRM.
Il Virtual Assistant rappresenta una grande opportunità di innovazione e di competitività, essenziale per la gestione del cambiamento oggigiorno inevitabile per ogni azienda che affronta la Digital Transformation.
